4 dicas para evitar o acúmulo de funções nas empresas

Silvana Fernandes, Head de RH na Pontomais, separou dicas para combater uma das principais causas do burnout nas organizações

De acordo com pesquisa realizada pelo Núcleo de Estudos em Organizações e Pessoas (NEOP) da Escola de Administração de Empresas de São Paulo (FGV EAESP), 43% dos colaboradores respondentes alegaram que estão com sobrecarga de trabalho. Esse número revela que boa parte dos funcionários estão, em algum momento, realizando mais atividades do que deveriam. Isso é o que chamamos de acúmulo de função e ele pode acontecer por motivos como afastamentos e demissões de funcionários ou reestruturação da área.

Para Silvana Fernandes, head de RH na Pontomais, HRTech líder em gestão de controle de ponto online e soluções de otimização para a área de recursos humanos, quando o funcionário passa a exercer mais funções, sua produtividade cai, enquanto o estresse e a sobrecarga aumentam. “O acúmulo de atividades, a pressão excessiva por resultados e a vontade de cobrir a ausência de um colega podem levar o colaborador a crises de ansiedade, entre outras comorbidades. Não à toa, a sobrecarga de trabalho é uma das principais causas do burnout, doença ocupacional gerada pelo esgotamento físico e mental intenso no ambiente profissional”, explica.

De acordo com pesquisa da Associação Nacional de Medicina do Trabalho (Anamt), o burnout hoje acomete 30% de 100 milhões de trabalhadores, colocando o Brasil como segundo país com mais casos no mundo, atrás apenas do Japão. Além disso, vale ressaltar que esta sobrecarga infringe o contrato CLT de trabalho, o que pode resultar em processos trabalhistas e complicações para as empresas. Outro ponto preocupante é a reputação do negócio, uma vez que, casos de acúmulo de tarefas e profissionais esgotados podem afastar novos talentos e também aumentar o índice de turnover da organização.

Pensando em contribuir para uma experiência cada vez melhor para os colaboradores, a head de RH da Pontomais separou 4 dicas para evitar o acúmulo de funções dentro das empresas.

Acompanhe a jornada de trabalho dos colaboradores

Uma boa gestão deve fazer parte de todos os aspectos da empresa, principalmente no que diz respeito a jornada de trabalho da sua equipe. Quando falamos em evitar a sobrecarga dos colaboradores, garantir que as jornadas sejam devidamente seguidas é essencial. Para isso, vale a pena investir em um sistema de registro de ponto com o objetivo de impedir que os times passem mais tempo do que deveriam trabalhando.

Mesmo para empresas com modelos de trabalho flexíveis, o relógio ponto pode contribuir para entender as necessidades, limites e excessos das equipes e contribuir para o equilíbrio profissional.

2. Defina tarefas e seus respectivos responsáveis

Essa é uma solução que permite um controle mais assertivo das funções e seus respectivos responsáveis. Dessa forma, RH e gestores possuem uma visualização mais clara da jornada de seus colaboradores e conseguem anteceder qualquer possível desvio.

Com times bem desenhados e alinhados, a necessidade de exercer funções que não condizem ao cargo diminui e, ainda que hajam demissões ou desligamentos, o time consegue equilibrar novas demandas entre si até que esteja completo novamente. Além disso, essa definição contribui para entregas mais assertivas, uma vez que cada colaborador sabe qual é o seu foco e responsabilidade.

3. Automatize tarefas

Usar a tecnologia para automatizar tarefas e otimizar o tempo da equipe é fundamental para evitar acúmulo de tarefas. Diminuindo o tempo gasto com funções operacionais, sua equipe consegue focar em ações mais estratégicas, além, é claro, de se sentirem menos sobrecarregadas.

4. Invista em comunicação aberta com as equipes

Para garantir que a rotina de trabalho e as demandas estejam de acordo com a responsabilidade de cada colaborador, é importante manter uma comunicação aberta e constante com as equipes. Assim, os gestores poderão ouvir dos próprios funcionários quais são as funções acumuladas e realocá-las para novos cargos, ou, para os responsáveis de fato.