Levantamento mostra que empresas aliadas ao uso de dados crescem até 3 vezes mais, confira dicas de como aplicar isso na Comunicação Interna da sua empresa

O termo “data-driven” é a programação orientada pela análise de dados e vem sendo usado por muitas empresas de diversos setores. Dentro do contexto da comunicação interna das empresas tem sido tão importante quanto nas empresas dos mais diversos segmentos.

Um levantamento realizado pela McKinsey, consultoria empresarial, constatou que as empresas capazes de usar da melhor maneira possível a avalanche de dados disponíveis no mercado, apresentam taxas de crescimento até três vezes maiores em comparação com as demais companhias.

Utilizar os dados disponíveis é essencial para conhecer realmente o seu público de maneira concreta e não em cima de suposições e personas genéricas. Usar métricas no processo de comunicação significa identificar, por meio delas, onde é melhor investir o orçamento da área e trazendo resultados visíveis para os responsáveis por gerir a empresa.

Sabendo disso,  a Comunica.in, startup multisoluções que tem como objetivo melhorar a conexão de colaboradores e empresas, bem como a produtividade dos profissionais de RH e de Comunicação, separou 5 pontos positivos na inclusão de análise de dados na Comunicação Interna:

1) Criar relacionamentos

Para gerar conexão verdadeira é preciso estar sempre atento às mudanças no perfil dos interlocutores. Muitas empresas ainda se baseiam apenas em dados da pesquisa de clima para traçar as estratégias de comunicação. No entanto, por esta ser uma pesquisa anual, pode não ser suficiente para embasar planejamentos longos. Para manter uma CI eficiente é preciso existir sinergia entre a mensagem e os destinatários.

No seu processo de comunicação com foco em dados, será possível aplicar pesquisas rápidas e menos extensas do que uma pesquisa de clima, para ajudar a monitorar mudanças comportamentais. Colaboradores entram e saem da organização todos os meses, assim como muda a percepção destes em relação a empresa. Munido de uma base de dados constantemente alimentada será mais fácil entender questões de sazonalidade no humor do time, rotatividade e o impacto que esses movimentos têm no dia a dia.

2) Saber onde investir

Um planejamento baseado em dados pode trazer resultados surpreendentemente positivos. Antes de investir muito tempo e verba na equipe de CI, você pode rodar pequenos testes para entender qual o melhor formato de comunicação para um tema e vai poder aprender com erros.

Teste e experimente ações com o público e entenda qual o melhor resultado possível com o mínimo esforço atrelado. A intenção não é economizar em dedicação, mas sim valorizar as horas de trabalho do time de CI. Nem sempre a ação mais elaborada, com longos conteúdos e peças de divulgação, vai ser a que melhor se comunica com o público. Você pode descobrir novos formatos de sucesso analisando a reação da audiência e mantendo uma rotina constante de análise de hipóteses. O foco é garantir as decisões mais inteligentes para a área.

3) Acompanhar resultados

Toda ação de comunicação tem uma intenção. E nada melhor que entender se o objetivo foi cumprido, não é mesmo? Por isso, é importante incluir metas no seu processo e acompanhar a evolução delas. Para delinear metas é importante ter um ponto de referência e, em cima dele, projetar o crescimento esperado.

Não se engane ao pensar que podemos excluir dados qualitativos como comentários, entrevistas e mensuração de resultados, mas na hora de traçar seus objetivos, os números irão facilitar o processo. As métricas de análise devem estar alinhadas com as metas estratégicas da empresa para análises macro, e também podem ser métricas pontuais de ação.

Alguns exemplos, para ficar mais claro:

  • Turnover: Cálculo de rotatividade, que vai considerar a quantidade de saídas, entradas e o número total de colaboradores;
  • eNPS (employee net promoter score): é uma pesquisa com escala de 0 a 10, onde o colaborador vai avaliar algum aspecto da empresa como nível de satisfação com a empresa, liderança ou benefícios oferecidos;
  • Iniciativas de inovação: Em empresas que fomentam inovação ela pode ser medida de acordo com a quantidade de projetos apresentados, implementados ou o valor de economia/lucro gerado para a empresa graças à iniciativas originárias do programa;
  • Taxa de abertura de e-mail: Acompanhe quantos % dos seus colaboradores estão realmente abrindo os comunicados enviados;
  • CTR (click thru rate): é taxa de cliques em um e-mail enviado com base no número de aberturas;
  • ROI (return of investiment): é uma taxa calculada com no investimento de uma ação e no retorno que a mesma acarretou;
  • Reações: Método para acompanhar humor do leitor com base no uso de ‘emojis’ como reação. As reações devem ser anônimas e avaliadas apenas em %.

Esses são apenas alguns exemplos das métricas que podem ser utilizadas para criar e monitorar metas. Quanto mais interligadas umas às outras elas estiverem mais assertivas serão as decisões. E, se os resultados da comunicação estiverem ligados aos objetivos estratégicos da empresa, mais relevantes eles serão.  

4) Apresentar resultados

O profissional de CI tem objetivos definidos para cada iniciativa de comunicação divulgada. Mas, para que a alta gestão e outras áreas tenham clareza de que, o papel da CI não é apenas comunicar, é importante apresentar resultados. Os resultados efetivos no clima e cultura da empresa podem acontecer em curto, médio e longo prazo, em todos os casos são esforços que não acontecem da noite para o dia. Então, contar com o embasamento em números tangíveis irá ajudar a comprovar as pequenas mudanças de comportamento ou  engajamento. Lembra das métricas do tópico acima? Elas serão as ferramentas utilizadas.

5) Recalcular a rotaÉ importante ter um planejamento de curto, médio e longo prazo. Ações de comunicação envolvem aprovação de orçamento, contratação de terceiros e sempre vão demandar tempo da equipe. Mas, é preciso saber a hora certa de se desprender de algo que foi previsto em ordem para criar novas possibilidades assertivas.

Essas alterações no meio do caminho podem ajudar a otimizar seus resultados, já que serão baseadas nos dados mais recentes. O acompanhamento de métricas em tempo real vai ajudar nesse processo, de entender pontos de melhoria e dar agilidade ao processo de correção de estratégia.

Os ganhos da inclusão de uma estratégia de dados serão infinitos para a equipe de CI e o objetivo deste texto é trazer a teoria para cenários práticos, apoiando a evolução dos setores de comunicação. Está acontecendo uma revolução na maneira de fazer comunicação nas empresas e esse novo mindset vai exigir o poder de adaptação dos profissionais.