Dores comuns para os profissionais de escritórios jurídicos
Eduardo Julião e Eduardo Lima*
Cada vez mais, precisamos nos antecipar e enxergar o cenário altamente competitivo em vários segmentos econômicos. E para além desse relevante olhar, se faz necessário reservar tempo indeterminado para as estratégias planejadas para conquistar êxito nos negócios. A agilidade e a adoção de ferramentas automatizadas trazem exatamente esse movimento para os gestores se concentrarem em atividades essencialmente estratégicas para impulsionar seu core business.
Toda atividade profissional requer que seja descomplicada e mais produtiva para extrair resultados ainda mais eficazes. Não é diferente para a categoria dos profissionais de Direito, focados em um atendimento jurídico que está presente em várias atividades-fim.
E para auxiliar no direcionamento mais assertivo de suas funções, trazemos aqui 5 dores e principais dificuldades que acabam por dominar e transitar nos escritórios de advocacia e que podem ser contornadas e evitadas:
- Alto volume de spam recebidos nas caixas de emails eletrônicos;
- Capacidade de armazenamento de emails;
- Conversas sensíveis, delicadas e sigilosas trafegadas na troca de mensagens;
- Troca de informações em tons acalorado e/ou uso de palavras inapropriadas;
- Alvo de situações de represálias, retaliações ou má-fe de possíveis ex-colaboradores, como provocando apagamento de mensagens.
Todos esses pontos são cruciais para os profissionais que lidam diariamente com processos, especialmente, com assuntos que exigem uma rígida política de sigilo e de segurança. No caso de mensagens de lixos eletrônicos, há ferramentas capazes de identificar rapidamente o envio de spam e, melhor ainda, o ideal é adotar provedores seguros e confiáveis. Já para o armazenamento de emails, aqui também há um ponto de atenção e cuidado para aqueles que necessitam de capacidade de repositório, com espaços que podem alcançar até 5 TB, especialmente nesse segmento jurídico em que os escritórios recebem um volume grande de documentos anexados, como peças jurídicas, e que precisam ser arquivados para acompanhar os históricos de processos dos mais variados assuntos que estarão disponíveis para uma revisão, sempre que necessário uma determinada consulta.
Naturalmente, no setor há uma troca muito intensa de mensagens entre os interlocutores sobre assuntos considerados sensíveis em que seu conteúdo não pode correr o risco de vazamento de informações. O risco é iminente e o cuidado nessas situações delicadas e sensíveis. Para tanto, indicamos o uso de produtos com alto grau de confiabilidade que há no mercado. Essa escolha é fundamental para não incorrer em dores de cabeça futuramente.
Vale destacar também que para esse profissional de Direito é de suma importância aderir a um módulo de auditoria e retenção, incluindo licenças que gerem maior confiabilidade e segurança nas entregas, como é o caso da licença de Vault, que rege a partir de um servidor de licenças, com componentes do pacote do Vault (cliente, servidor), envolvidos nessa ação. Essa licença permite ter auditoria dentro da rede dos usuários, especialmente a respeito de algum assunto confidencial que circula na empresa, ou seja, tudo é armazenado nesse tipo de aplicativo. Nele, é possível ainda consultar em caso de algum vazamento ou algum tipo de ocorrência registrada e outros tantos recursos auxiliares para a equipe envolvida no monitoramento de determinados temas. Digamos que seja necessário guardar um processo por 10 anos, é realizado uma retenção de arquivos por este mesmo período anos.
Os serviços Google, por exemplo, funcionam a partir de uma inteligência artificial aplicada e responsável, altamente confiáveis, realizando uma seleção natural e uma conexão com os assuntos pertinentes ao negócio e a determinado perfil indicado. Isso tudo com acesso em quaisquer dispositivos (computador, notebook ou celular).
Enfim, os desafios são muitos e dos mais variados, mas a tecnologia está aí e pode ajudar cada vez mais em serviços repetitivos e que podem ser automatizados, tudo com a devida cibersegurança embarcada.
*Eduardo Julião é vice-presidente Comercial e Eduardo Lima é executivo de Vendas da Orys, consultoria especializada em inteligência de dados