Com ferramenta simples e ágil, novos processos trouxeram autonomia para os setores de recursos humanos e departamento pessoal

As ferramentas digitais têm se tornado cada vez mais um ponto-chave para diferentes setores. Com os recursos humanos e o departamento pessoal, não tem sido diferente.  Estruturar processos desorganizados, otimizar tarefas do dia a dia e proporcionar mais autonomia e agilidade para os colaboradores são apenas algumas das novidades proporcionadas pelo RH 4.0. Nesse cenário de estratégias simples e eficazes, a Endeavor, organização sem fins lucrativos que apoia e oferece programas de aceleração para scale-ups, firmou uma parceria com a Convenia, HRTech com soluções voltadas para otimização de tempo e custos para empresas, para desburocratizar a gestão de férias de seus colaboradores.

Fundada nos EUA, e atuante no Brasil desde 2000, a Endeavor conta, atualmente, com 96 colaboradores. Há alguns anos, a empresa enfrentava algumas dificuldades para organizar o departamento pessoal, uma vez que ele era totalmente manual, desde o processo de admissão, até férias e desligamentos. Com a implementação do software da Convenia, essas demandas tornaram-se mais ágeis.

“Hoje a empresa consegue otimizar as demandas do DP de maneira rápida e descomplicada. Aqueles processos demorados, cheios de arquivos - que poderiam ser facilmente perdidos - já não existem mais e o DP tem segurança para trabalhar com dados.  O DP da Endeavor também ganhou mais autonomia graças aos relatórios e histórico de cada colaborador”, comenta o CEO e cofundador da Convenia, Marcelo Furtado.

Antigamente, a gestão de férias era uma tarefa complicada para a empresa, onde a grande dificuldade estava na organização e falta de comunicação entre os departamentos envolvidos. Na tentativa de estruturar melhor esse processo, o DP introduziu uma planilha de controle de férias. Mas não foi o suficiente. O controle era manual e nem sempre os gestores sinalizavam sobre os combinados de dias de férias que eram feitos.

“Agora temos histórico do colaborador, desde a admissão até a saída dele e todas as alterações de cargos, salários, promoção e férias. Ter esse histórico é muito bom porque antes a gente tinha que pedir tudo isso para a contabilidade, então a gente já cortou esse caminho e ganhou mais autonomia”, afirma Mayane Nascimento, G&G na Endeavor Brasil.

Com o auxílio da Convenia, a empresa conseguiu organizar essa tarefa concedendo ao colaborador mais autonomia, uma vez que ele tem acesso para acompanhar seu saldo, solicitar as férias diretamente na plataforma e receber a aprovação do gestor. O coordenador também tem total visibilidade dos dias de férias do seu time e consegue fazer esse planejamento estruturado de férias ao longo do ano. Por outro lado, a equipe de G&G teve um ganho imenso de confiabilidade de informações e produtividade sem a perda de dados e sem precisar “caçar” informações pela organização.

“A nossa plataforma além de descomplicar as rotinas de RH e DP de forma totalmente digital, busca otimizar processos antes considerados demorados demais. Pelo software, o gestor consegue acompanhar todo o fluxo de aprovação de férias, desde as pendentes, aprovadas e reprovadas, além do status e saldo de toda a empresa, por exemplo”, explica Furtado.